CÔNG TY CỔ PHẦN

 CABIN-LAW

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do – Hạnh phúc

 

QUY CHẾ

VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

(Ban hành kèm theo Quyết định số …ngày …tháng…năm 20…

của Giám đốc Công ty Cổ phần CABIN-LAW)

 

Chương I.
QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

  1. Quy chế về tổ chức và hoạt động đối với Văn phòng đại diện này quy định tổ chức và hoạt động của các Văn phòng đại diện của Công ty Cổ phần CABIN-LAW.
  2. Công ty Cổ phần CABIN-LAW quản lý, kiểm tra, giám sát các Văn phòng đại diện của mình theo các nội quy, quy chế về tổ chức, hoạt động và giám sát của Công ty Cổ phần CABIN-LAW và Quy chế này.

Điều 2. Giải thích từ ngữ:

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

  1. “Quy chế” là Quy chế về tổ chức và hoạt động đối với Văn phòng đại diện của Công ty Cổ phần CABIN-LAW;
  2. “Công ty” là Công ty Cổ phần CABIN-LAW/ Công ty CABIN-LAW;
  3. “Ban giám đốc” là bộ máy điều hành của Công ty Cổ phần CABIN-LAW;
  4. “Đối tác của Công ty” là các tổ chức hành nghề Luật sư, Thừa phát lại, Kế toán, Kiểm toán hoạt động hợp pháp, có uy tín, đảm bảo cung cấp các dịch vụ pháp lý nhanh chóng, kịp thời, chính xác cho khách hàng của Công ty CABIN-LAW và có ký kết văn bản hợp tác với Công ty CABIN-LAW.

Điều 3. Hình thức pháp lý của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của Công ty CABIN-LAW, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của Công ty và bảo vệ các lợi ích đó – quảng bá hình ảnh và thương hiệu cho các đối tác của Công ty, đồng thời tiếp cận khách hàng, tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và chuyển những yêu cầu đó cho các đối tác của Công ty. Công ty xây dựng mạng lưới các Văn phòng đại diện như những điểm quảng bá thương hiệu và dịch vụ của Công ty. Các Văn phòng đại diện được tự lên kế hoạch marketing, quảng cáo tại địa phương nơi Văn phòng đại diện đó đặt địa chỉ nhưng phải tuân thủ quy định về quảng cáo của công ty.

Điều 4. Quy tắc ứng xử dành cho Văn phòng đại diện

  1. Đặt quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng lên hàng đầu. Trả lời các yêu cầu của khách hàng trong phạm vi cho phép của Công ty;
  2. Tôn trọng, niềm nở trong giao tiếp, làm việc với khách hàng;
  3. Cung cấp dịch vụ cho khách hàng một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng, đầy đủ và đảm bảo chất lượng;
  4. Bảo mật các thông tin liên quan đến khách hàng, đối tác của Công ty và Công ty trừ khi được Công ty hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép/yêu cầu bằng văn bản;
  5. Khi đối tác của Công ty ký kết Hợp đồng dịch vụ pháp lý với khách hàng, thành viên của Văn phòng đại diện phải trực tiếp trao đổi với khách hàng để giải thích, hướng dẫn đầy đủ, trung thực cho khách hàng về vấn đề pháp lý khách hàng gặp phải và các quyền và nghĩa vụ của khách hàng theo hợp đồng dịch vụ pháp lý tham gia giao kết đó;
  6. Tuân thủ mọi nội quy, quy chế, quy định, hướng dẫn do Công ty ban hành, bao gồm cả các yêu cầu về báo cáo và đào tạo;
  7. Nhiệt tình, trách nhiệm, trung thực với các nhiệm vụ Công ty giao phó.

 

Chương II.
THÀNH LẬP, TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Điều 5: Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện

  1. Văn phòng đại diện của Công ty do một cá nhân đứng đầu – giữ chức vụ Trưởng Văn phòng đại diện. Trưởng Văn phòng đại diện chịu trách nhiệm về việc lựa chọn địa chỉ Văn phòng, đầu tư mặt bằng, cơ sở vật chất theo tiêu chuẩn của Công ty;
  2. Có khả năng xây dựng hình ảnh, quảng bá thương hiệu của Công ty CABIN-LAW tại địa phương nơi Văn phòng đại diện đặt địa chỉ;
  3. Trưởng Văn phòng đại diện đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Quy chế này;
  4. Có địa điểm hoạt động văn phòng và khả năng đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng theo tiêu chuẩn của Cabin Law (tối thiểu 20m2, mặt tiền rộng trên 3m);
  5. Trưởng Văn phòng đại diện chịu trách nhiệm đóng tiền ký quỹ hoạt động cam kết tối thiểu 03 (ba) năm cho Công ty, tương ứng số tiền 30.000.000 VNĐ (Ba mươi triệu đồng). Sau 03 (ba) năm nếu Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động thì Công ty sẽ hoàn trả lại số trên cho Trưởng Văn phòng đại diện (trừ trường hợp Văn phòng đại diện vi phạm các quy định tại Điều 12, Điều 13 và Điều 20 Quy chế này).
  6. Để thuận tiện cho việc thẩm định năng lực của các Văn phòng đại diện, Trưởng Văn phòng đại diện cần cung cấp những giấy tờ sau:
  1. Phiếu lý lịch tư pháp và sơ yếu lý lịch có xác nhận của UBND xã, phường được cấp chưa quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ cho Công ty (01 bản chính);
  2. Bản sao có chứng thực chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu (02 bản sao);
  3. Bản sao có chứng thực bằng cấp từ đại học trở lên (02 bản sao);
  4. Bản sao có chứng thực hợp đồng thuê nhà và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê trong trường hợp địa điểm mở văn phòng đại diện là địa điểm thuê (02 bản sao); Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu đứng tên đối tác trong trường hợp địa điểm mở văn phòng đại diện thuộc sở hữu của bên đối tác (02 bản sao).

Điều 6. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng đại diện

Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện gồm có Trưởng Văn phòng đại diện là người đứng đầu; các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ do Trưởng Văn phòng đại diện tự quy định và quản lý.

Điều 7. Trưởng Văn phòng đại diện

  1. Trưởng Văn phòng đại diện là người trực tiếp quản lý, điều hành tổ chức, hoạt động của Văn phòng đại điện; chịu trách nhiệm trước Công ty và pháp luật về mọi hoạt động của Văn phòng đại diện đó. Trưởng Văn phòng đại điện do Giám đốc Công ty bổ nhiệm.
  2. Trưởng Văn phòng đại diện là người đáp ứng các tiêu chuẩn sau:
    1.  Có nhân thân tốt (theo lý lịch tư pháp);
    2. Có năng lực quản lý;
    3. Tốt nghiệp đại học, có kiến thức pháp luật hoặc từng công tác trong các lĩnh vực liên quan đến pháp lý;
    4. Có đủ năng lực tài chính đáp ứng được quy định tại Khoản 5 Điều 6 Quy chế này.

(Ưu Tiên: Là người có kinh nghiệm quản lý hoặc am hiểu pháp luật như: Các cán bộ về hưu ngành tòa án; viện kiểm sát; các phóng viên, nhà báo…)

Điều 8. Nhiệm vụ, quyền hạn của trưởng Văn phòng đại diện

  1. Chịu trách nhiệm quản lý, điều hành và phát triển tất cả những hoạt động tại Văn phòng, hoàn thành chỉ tiêu Công ty đề ra;
  2. Theo dõi tình hình hoạt động và tài chính của Văn phòng đại diện, lập các báo cáo định kỳ, kịp thời cung cấp cho Công ty;
  3. Tuyển dụng, quản lý và đào tạo nhân viên/ thành viên trong Văn phòng đại diện theo quy chuẩn của Công ty. Xây dựng môi trường linh hoạt, khuyến khích nhân viên làm việc tích cực để đạt hiệu quả cao trong công việc;
  4. Chịu trách nhiệm trước Công ty về quản lý các thông tin, chứng từ, tài liệu, công cụ, trang thiết bị và phương tiện hỗ trợ khác của Công ty và khách hàng cung cấp;
  5. Hỗ trợ Công ty đề xuất xây dựng định hướng chiến lược, mục tiêu phát triển cho Văn phòng đại diện;
  6. Thúc đẩy việc thực hiện các chiến lược của Công ty bằng cách nghiêm túc thực hiện đúng tiến độ các nhiệm vụ được giao cho Văn phòng đại diện;
  7. Khi Công ty quyết định chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, thì Trưởng Văn phòng đại diện có trách nhiệm ngừng ngay hoạt động đại diện cho Công ty, bàn giao toàn bộ các thông tin, chứng từ, tài liệu, công cụ, trang thiết bị và phương tiện hỗ trợ khác (con dấu, giấy phép hoạt động,..) cũng như bàn giao các tài liệu, đồ vật, nội dung công việc của khách hàng đang sử dụng dịch vụ của Công ty cho người quản lý Công ty;
  8. Trưởng Văn phòng đại diện phải đảm bảo chế độ chuyên trách tại văn phòng, không được đồng thời là người đứng đầu của hai Văn phòng đại diện trong hệ thống Cabin Law;
  9. Trường hợp Trưởng văn phòng đại diện giữ tiền từ hợp đồng pháp lý mà không chuyển về Công ty theo đúng quy định thì sẽ được coi là hành vi chiếm đoạt tài sản.

Điều 9. Quy trình hoạt động của Văn phòng đại diện

Bước 1: Xây dựng hình ảnh Công ty, quảng bá về các dịch vụ Công ty có thể kết nối cho khách hàng với đối tác

Công ty sẽ chịu trách nhiệm về việc marketing tổng thể. Từng Văn phòng đại diện có trách nhiệm đề xuất xây dựng kế hoạch marketing khu vực quản lý và kế hoạch chăm sóc khách hàng với từng đối tượng khách hàng cụ thể.

Bước 2: Thu thập thông tin của khách hàng khi khách hàng tìm đến Văn phòng

Văn phòng đại diện là nơi trực tiếp tiếp nhận thông tin, hướng dẫn khách hàng lựa chọn dịch vụ phù hợp, ghi nhận yêu cầu của khách hàng về loại dịch vụ của hệ thống. Mọi thông tin của khách hàng sẽ được thu thập, lưu trữ theo biểu mẫu chung do Công ty ban hành và chuyển về Công ty hằng ngày.

Bước 3: Tiếp nhận, nắm bắt yêu cầu, tư vấn sơ bộ cho khách hàng, hướng dẫn những thủ tục cần thiết ban đầu

Văn phòng đại diện cử người đủ năng lực tiếp nhận và nắm bắt yêu cầu của khách hàng, từ đó đưa ra những tư vấn, hướng dẫn sơ bộ hỗ trợ khách hàng. Mọi tư vấn, hướng dẫn ban đầu đều phải được sự đồng ý  từ chuyên viên phụ trách của Công ty. Các yêu cầu được làm theo mẫu của công ty, các giấy tờ, tài liệu phải đầy đủ theo yêu cầu của từng dịch vụ.

Bước 4: Chuyển thông tin và yêu cầu của khách hàng về Công ty, Công ty phối hợp với đối tác để giải quyết yêu cầu cho khách hàng

Sau khi nắm bắt được thông tin, yêu cầu của khách hàng, Văn phòng đại diện phải chuyển ngay cho chuyên viên phụ trách của Công ty. Chuyên viên phụ trách sẽ phối hợp với các tổ chức hành nghề Luật sư đối tác để xử lý yêu cầu từ khách hàng. Sau khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng từ Công ty, đối tác sẽ đưa ra báo giá, phối hợp với Công ty, Văn phòng đại diện để chốt Hợp đồng với khách hàng.

Việc chuyển thông tin sẽ được thực hiện qua hình thức: Gửi email, trao đổi qua điện thoại, tin nhắn, chuyển phát.

Bước 5: Trao đổi thông tin, giải quyết xung đột

Trong quá trình thực hiện công việc, việc trao đổi thông tin, tài liệu của khách hàng phải được đảm bảo tính bảo mật. Nếu có bất kỳ xung đột nào xảy ra, hai bên phải thỏa thuận để cùng nhau giải quyết xung đột, nếu không thỏa thuận được thì các bên quyền khởi kiện ra Tòa án có thẩm quyền.

Điều 10. Nhiệm vụ, quyền lợi của Văn phòng đại diện

  1. Nhiệm vụ:
  1. Xây dựng hình ảnh, quảng bá thương hiệu của Công ty CABIN-LAW và phát triển theo định hướng của Công ty;
  2. Quảng cáo các dịch vụ pháp lý mà Công ty có thể kết nối cho khách hàng với đối tác, đưa dịch vụ pháp lý đến gần hơn với cộng đồng;
  3. Tiếp cận nguồn khách hàng tiềm năng tại địa phương nơi Văn phòng đại diện đặt địa chỉ;
  4. Đảm bảo nhân sự có mặt tại Văn phòng để tiếp nhận thông tin, yêu cầu của khách hàng trong thời gian làm việc, tuân thủ các quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi theo quy định của Công ty và pháp luật;
  5. Tuân thủ quy định của Công ty, chịu trách nhiệm đối với những công việc được giao và với khách hàng;
  6. Thống kê, quản lý thông tin khách hàng và báo cáo định kỳ về Công ty;
  7. Hỗ trợ các đối tác của Công ty để giải quyết yêu cầu của khách hàng theo Hợp đồng dịch vụ pháp lý được ký kết giữa đối tác và khách hàng;
  8. Tổng kết, nghiên cứu, rút kinh nghiệm hoàn thiện về tổ chức và hoạt động của Văn phòng đại diện;
  9. Tuân thủ quy định, Quy chế, giá dịch vụ đã niêm yết của Công ty, Văn phòng đại diện không được tự ý điều chỉnh khi chưa có quyết định của Công ty;
  10. Thay mặt công ty xử lý những vấn đề khiếu nại của khách hàng tại văn phòng đại diện, đồng thời phải báo cáo Công ty về việc giải quyết khiếu nại;
  11. Nộp phí quản lý về Công ty tương ứng số tiền là 2.500.000 đồng/tháng trong trường hợp hiệu quả kinh doanh có doanh thu 01 tháng dưới 5.000.000 đồng trên tổng doanh thu của các dịch vụ được ký kết tại Văn phòng đó.

2. Quyền lợi:

  1. Được đào tạo và nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự nhằm đáp ứng nhu cầu công việc và tăng cường sự phối hợp giữa Văn phòng đại diện và Công ty;
  2. Được Công ty hỗ trợ, thiết kế Văn phòng đại diện theo tiêu chuẩn của Công ty và được Công ty hỗ trợ marketing tổng thể;
  3. Có quyền đề xuất kế hoạch phát triển phù hợp với từng giai đoạn hoạt động của Văn phòng đại diện;
  4. Được chia sẻ lợi nhuận theo phần trăm giá trị hợp đồng được ký kết giữa đối tác và khách hàng theo quy định Công ty, cụ thể:
    • Lợi nhuận từ dịch vụ soạn thảo đơn thư: 25% doanh thu, sau thuế;
    • Lợi nhuận từ dịch vụ tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp: 25% doanh thu sau thuế;
    • Lợi nhuận từ dịch vụ tố tụng: 17.5% doanh thu sau thuế;
    • Lợi nhuận từ dịch vụ luật sư đại diện: 20% doanh thu sau thuế;
    • Lợi nhuận từ dịch vụ Sở hữu trí tuệ: 25% doanh thu sau thuế;
    • Lợi nhuận từ dịch vụ lập Vi bằng: 15% doanh thu sau thuế

e. Có quyền khiếu nại, yêu cầu đối tác bồi thường khi đối tác không hoàn thành công việc, gây thiệt hại, ảnh hưởng đến công việc và uy tín của Văn phòng đại diện và Công ty.

f. Được nhận lại số tiền đã ký quỹ hoạt động tại Công ty tương ứng với số tiền 30.000.000 vnđ (Ba mươi triệu đồng) sau 03 năm hoạt động (trừ trường hợp Văn phòng đại diện vi phạm các quy định tại Điều 12, Điều 13 và Điều 20 của Quy chế này);

g. Được Công ty hỗ trợ phát triển hệ thống khách hàng riêng.

Điều 11. Nghĩa vụ, quyền hạn của Công ty đối với Văn phòng đại diện

  1. Nghĩa vụ:ư
  1. Công ty có nghĩa vụ xây dựng và hoàn thiện quy trình làm việc giữa Văn phòng đại diện, Công ty và đối tác;
  2. Công ty hỗ trợ, thiết kế xây dựng Văn phòng đại diện theo tiêu chuẩn của Công ty, và hỗ trợ marketing tổng thể cho Văn phòng đại diện;
  3. Định kỳ đào tạo và nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự Văn phòng đại diện nhằm đáp ứng nhu cầu công việc;
  4. Điều phối nhân sự, kết nối đối tác kịp thời phối hợp với Văn phòng đại diện để thực hiện công việc;
  5. Thanh toán lợi ích vật chất theo phần trăm giá trị hợp đồng được ký kết giữa đối tác và khách hàng theo quy định Công ty;
  6. Giải quyết khiếu nại, mâu thuẫn giữa Văn phòng đại diện với đối tác, Công ty để đảm bảo công việc và uy tín của Văn phòng đại diện và Công ty.

2. Quyền hạn:

  1. Yêu cầu văn phòng đại diện thực hiện các nhiệm vụ được giao;
  2. Yêu cầu Văn phòng đại diện tuân thủ các quy định, Quy chế, nội quy theo quy định Công ty;
  3. Thanh tra, kiểm tra đối với tất cả hoạt động của Văn phòng đại diện và yêu cầu Văn phòng đại diện chịu trách nhiệm đối với những vi phạm xảy ra;
  4. Chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của Công ty và pháp luật;
  5. Ra quyết định khấu trừ trên số tiền ký quỹ nếu có thiệt hại xảy ra do hành vi vi phạm của Văn phòng đại diện.

Điều 12. Những hành vi mà nhân sự/thành viên tại Văn phòng đại diện không được phép thực hiện đối với khách hàng

  1. Tư vấn, hướng dẫn ban đầu cho khách hàng những nội dung không được sự đồng ý từ chuyên viên phụ trách của Công ty, dịch vụ pháp lý không phù hợp với nhu cầu hoặc tình trạng thực tế của khách hàng;
  2. Giới thiệu sai lệch dẫn đến khách hàng có cách hiểu nhầm lẫn về Công ty và/ hoặc dịch vụ Công ty cung cấp, kết nối cho khách hàng;
  3. Tư vấn, xúi giục khách hàng che giấu thông tin hoặc ngăn cản khách hàng cung cấp các thông tin cho đối tác để giải quyết yêu cầu của khách hàng;
  4. Sử dụng các thủ đoạn lôi kéo, mua chuộc khách hàng, có các hành vi vi phạm pháp luật, cạnh tranh không lành mạnh để tranh giành khách hàng;
  5. Xúi giục khách hàng đơn phương chấm dứt hợp đồng hay hủy bỏ hợp đồng đã ký kết với các đối tác;
  6. Ký thay hoặc giả mạo chữ ký của khách hàng hoặc để cho bên thứ ba không có thẩm quyền ký trên các văn bản của khách hàng;
  7. Tự ý hoặc để cho người khác không phải là người đại diện hợp pháp của khách hàng kê khai trên các văn bản của khách hàng;
  8. Tạo điều kiện hoặc đồng thuận hoặc cố ý bỏ qua việc khách hàng giả mạo hoặc tự mình tạo lập những thông tin hoặc chứng từ, tài liệu không chính xác hoặc không có thật liên quan tới việc giao kết, thực hiện hợp đồng dịch vụ pháp lý;
  9. Sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng mà Văn phòng đại diện có được trong quá trình hoạt động vào bất kỳ mục đích nào trái quy định Công ty và quy định pháp luật;
  10. Thực hiện không đúng quy trình làm việc với khách hàng do Công ty quy định.

Điều 13: Những hành vi mà nhân sự/thành viên tại Văn phòng đại diện không được phép thực hiện đối với Công ty

  1. Đưa ra bất kỳ đánh giá, nhận định hoặc phát ngôn nào gây ảnh hưởng không tốt đến các đối tác và Công ty;
  2. Tự ý tạo lập, giả mạo hoặc sửa đổi các tài liệu liên quan tới dịch vụ của Công ty hoặc các tài liệu, thông tin về Công ty;
  3. Giới thiệu, tư vấn những dịch vụ pháp lý không có trong danh mục dịch vụ Công ty cung cấp;
  4. Đưa thêm cam kết liên quan đến nội dung hợp đồng dịch vụ pháp lý và chính sách hậu mãi của Công ty mà chưa được Công ty chấp thuận;
  5. Lợi dụng uy tín và/hoặc thương hiệu, nhãn hiệu, hình ảnh của Công ty và/hoặc đối tác để thực hiện các hoạt động thu lợi bất chính hoặc lừa dối khách hàng;
  6. Sao chụp, lưu giữ, tiết lộ, chuyển giao hay phát tán bất kỳ thông tin, tài liệu, giấy tờ nào mà Văn phòng nhận được từ Công ty, khách hàng hoặc biết được trong quá trình làm việc khi chưa có sự đồng ý của Công ty và khách hàng;
  7. Dồn hoặc chuyển khách hàng, hợp đồng pháp lý cho đơn vị khác không nằm trong hệ thống Văn phòng đại diện của Công ty và không có sự cho phép của Công ty;

 

Chương III.
CƠ SỞ VẬT CHẤT, TÀI CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG

Điều 14. Cơ sở vật chất của Văn phòng

  1. Trưởng Văn phòng đại diện là người chịu trách nhiệm tổ chức mặt bằng và vị trí đặt Văn phòng đại diện;
  2. Việc thiết kế, bố trí cơ sở vật chất sẽ theo tiêu chuẩn của Công ty;
  3. Công ty sẽ hỗ trợ biển bảng, camera, biểu mẫu và quy trình làm việc với từng dịch vụ khác nhau (Công ty sẽ bàn giao cho Trưởng văn phòng quản lý);
  4. Biển, bảng phải luôn được đảm bảo trưng bày đúng theo quy định của Công ty, đèn chiếu sáng luôn phải được bật vào buổi tối;
  5. Cơ sở vật chất như máy tính làm việc, máy in, bàn làm việc, bàn tiếp khách, ghế ngồi đồ dùng văn phòng phẩm (nếu có) do trưởng Văn phòng tự trang bị;
  6. Trưởng Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản toàn bộ cơ sở vật chất của Văn phòng mình;
  7. Khi dừng hoạt động văn phòng thì tài sản của Công ty phải được bàn giao lại cho người quản lý của Công ty, tài sản của Trưởng Văn phòng sẽ bàn giao lại cho Trưởng Văn phòng.

Điều 15. Tài chính  

  1. Nguồn tài chính: Văn phòng đại diện sử dụng nguồn tài chính từ Trưởng Văn phòng và nguồn lợi nhuận từ tỷ lệ phần trăm doanh thu của công việc mang về cho Công ty tính theo tháng;
  2. Văn phòng đại diện quản lý và sử dụng tài chính theo Quy chế do Trưởng Văn phòng ban hành;
  3. Phân chia lợi nhuận dựa trên công việc thực tế và tiến độ hoàn thành công việc từ hai phía và mức chiết khấu lợi nhuận theo Quy chế tài chính do Công ty ban hành. Kết quả kinh doanh được xác định theo sổ sách kế toán của Bên B trong việc quản lý các khối lượng, số lượng công việc, dịch vụ do Văn phòng đại diện yêu cầu giải quyết hoặc không được giải quyết. Công việc sẽ hoàn tất và xác định kết quả để làm căn cứ phân chia lợi nhuận vào thời điểm kết thúc công việc với khách hàng

Điều 16. Thống kê, kế toán

  1. Văn phòng phải thực hiện thống kê hàng ngày để báo cáo về Công ty;
  2. Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, tài chính định kỳ với Công ty;
  3. Mọi khoản thu từ hoạt động khai thác dịch vụ tại Văn phòng đều phải được ghi chép rõ ràng, đầy đủ, trung thực khách quan và phải báo cáo về Công ty trong ngày làm việc trước 18h.

 

Chương IV.
THANH TRA, KIỂM TRA, KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ KỶ LUẬT

Điều 17. Thanh tra, kiểm tra  

Văn phòng đại diện có thể tự thực hiện tổ chức tự thanh tra, kiểm tra, giám sát thành viên;

Văn phòng đại diện chịu sự thanh tra, kiểm tra, giám sát của Công ty theo Quy chế do Công ty ban hành. Việc thanh tra, kiểm tra có thể được diễn ra định kỳ hoặc đột xuất.

Điều 18. Xử lý vi phạm

STT Hình thức vi phạm Cách thức xử lý
1.       

 

Cơ sở vật chất bố trí không đúng tiêu chuẩn, quy định của Công ty Điều chỉnh theo đúng quy định, nếu không tuân thủ thì không đủ điều kiện để trở thành Văn phòng đại diện của Công ty. Nếu không điều chỉnh sau thông báo 05 ngày thì Văn phòng đại diện buộc phải đóng cửa và Trưởng Văn phòng đại diện không được nhận lại tiền ký quỹ.
2.        Không đảm bảo nhân sự có mặt tại Văn phòng trong giờ làm việc Trưởng Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trong việc điều phối nhân sự, đảm bảo hiệu quả công việc kinh doanh.
3.        Sử dụng cơ sở vật chất của Văn phòng sai mục đích Trưởng Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm và bồi thường thiệt hại theo quy định của Công ty và Văn phòng đại diện buộc phải đóng cửa và Trưởng Văn phòng đại diện không được nhận lại tiền ký quỹ.
4.        Chuyển thông tin khách hàng ra bên ngoài để sử dụng dịch vụ của đơn vị khác Bồi thường thiệt hại tương ứng với giá dịch vụ đáng ra khách hàng đã sử dụng tại Công ty. Văn phòng đại diện buộc phải đóng cửa và Trưởng Văn phòng đại diện không được nhận lại tiền ký quỹ.
5.        Thu phí dịch vụ không đúng với quy định niêm yết của Công ty Bồi thường gấp đôi giá trị phí dịch vụ khách hàng đã sử dụng. Văn phòng đại diện buộc phải đóng cửa và Trưởng Văn phòng đại diện không được nhận lại tiền ký quỹ
6.        Tư vấn sai so với hướng dẫn của người phụ trách từ Công ty Chịu trách nhiệm và bồi thường toàn bộ thiết hại trực tiếp xảy ra, xử phạt theo quy định của công ty.
7.        Không thực hiện hợp đồng hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không có lý do chính đáng cho Công ty: Bồi thường thiệt hại số tiền tương ứng tổng giá trị tài sản mà Công ty đã hỗ trợ, đầu tư cho Văn phòng đại diện. Đồng thời không được phép nhận lại số tiền 30.000.000 đồng đã ký quỹ với Công ty.
8.        Những sai phạm khác phát hiện trong quá trình thanh tra kiểm tra Xử lý theo các quy định trong nội quy, quy chế của Công ty.

Điều 19. Quy định trách nhiệm

  1. Trưởng Văn phòng hoặc nhân sự/ thành viên trong Văn phòng đại diện chịu trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực hiện công việc;
  2. Trưởng Văn phòng hoặc nhân sự/ thành viên trong Văn phòng đại diện có hành vi sai phạm trong quá trình thực hiện công việc thì phải chịu trách nhiệm cá nhân, người liên đới dẫn đến việc sai phạm phải chịu trách nhiệm liên đới theo quy đinh về chế độ trách nhiệm vật chất của Công ty;
  3. Ban giám đốc Công ty ra quyết định về vấn đề truy cứu trách nhiệm đối với các sai phạm của Văn phòng đại diện.

Điều 20. Công ty có quyền chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện khi có các vi phạm sau đây:

  1. Đồng thời thực hiện chức năng đại diện cho Doanh nghiệp khác;
  2. Chiếm giữ, chiếm đoạt tài sản, thông tin trái quy định của pháp luật và/hoặc theo Quy chế, nội quy của Công ty;
  3. Tiếp tục thông tin, quảng cáo sai sự thật về nội dung, phạm vi, tình hình hoạt động hoặc các dịch vụ của Công ty sau khi đã từng bị Công ty xử lý lỗi vi phạm này;
  4. Ngăn cản khách hàng, người liên quan cung cấp thông tin liên quan đến hợp đồng dịch vụ pháp lý hoặc xúi giục khách hàng, người có liên quan không kê khai hoặc kê khai sai lệch thông tin liên quan đến hợp đồng dịch vụ pháp lý;
  5. Tranh giành khách hàng không lành mạnh dưới các hình thức ngăn cản, lôi kéo, mua chuộc, đe dọa… nhân viên, Văn phòng đại diện hoặc khách hàng của đơn vị khác;
  6. Thay đổi mức phí dịch vụ cho khách hàng trái với quy định của Công ty;
  7. Xúi giục khách hàng để mất hiệu lực, chấm dứt hiệu lực, hủy bỏ hợp đồng dịch vụ đang có hiệu lực dưới mọi hình thức;
  8. Sử dụng thương hiệu của Công ty không đúng mục đích đã được ghi nhận;
  9. Tự ý sửa chữa, thay đổi nội dung tài liệu do Công ty ban hành;
  10. Giả mạo chữ ký hoặc giả mạo hồ sơ hoặc ký thay hoặc để bên thứ ba không có thẩm quyền ký thay bất cứ hồ sơ, chứng từ nào của khách hàng kể cả trường hợp được khách hàng chấp thuận hoặc thông đồng với khách hàng, đơn vị khác làm giả hồ sơ, tài liệu liên quan đến khách hàng của Công ty;
  11. Cung cấp các chứng từ tài liệu, bằng cấp giả mạo hoặc cung cấp các thông tin không trung thực liên quan đến Văn phòng đại diện để được thực hiện hoạt động đại diện cho Công ty;
  12. Các hành vi trục lợi, gian lận với tư cách Văn phòng đại diện của Công ty;
  13. Trưởng Văn phòng đại diện bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc phải chấp hành hình phạt tù;
  14. Sử dụng danh nghĩa của Văn phòng hoặc để cho người khác sử dụng danh nghĩa Văn phòng của mình thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật;
  15. Các hành vi khác theo Quy chế, nội quy Công ty.

Điều 21. Khen thưởng  

Các bộ phận trực thuộc, cá nhân thành viên trong Văn phòng đại diện thực hiện tốt quy chế này, có nhiều thành tích đóng góp cho sự phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng sẽ được thi đua, khen thưởng định kỳ hàng năm theo quy định của Công ty.

Chương V.
CÁC ĐIỀU KHOẢN KHÁC

Điều 22. Bảo mật thông tin

  1. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ phải giữ kín tất cả những thông tin Công ty, khách hàng cũng như quy trình làm việc tại Văn phòng cả trước, trong và sau khi thực hiện hoạt động đại diện của Công ty;
  2. Văn phòng đại diện không được tiết lộ bất kỳ thông tin nào cho bên thứ ba khi chưa được sự chấp thuận bằng văn bản của Công ty;
  3. Văn phòng đại diện phải tiến hành mọi biện pháp cần thiết để đảm bảo rằng không một nhân viên nào hay bất cứ ai dưới sự quản lý của mình có thể tiết lộ thông tin của khách hàng.

Điều 23. Hiệu lực và sửa đổi bổ sung

  1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ban hành.
  2. Việc xem xét sửa đổi, bổ sung phải được quyết định bởi Ban giám đốc công ty.

CÔNG TY CỔ PHẦN CABIN-LAW

CHỦ TỊCH HĐQT

   

 

NGUYỄN HÀ AN